第一條 總則為了給員工創(chuàng)造一個(gè)干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境，使公司辦公管理及文化建設(shè)提升到一個(gè)新層次，6S管理咨詢公司特制定如下制度。

5S管理制度

第二條 本制度適用于公司本部及各外埠公司全體員工。

第三條 整理1. 每月對文件（包括電子文檔）作盤點(diǎn)，把文件分為必要（有效）和不要（過期無效）的，不要的全部銷毀。必要文件交秘書部送檔案室歸檔。

2. 每月對表單記錄（包括電子文檔）作盤點(diǎn)，盤點(diǎn)后的有效表單記錄統(tǒng)一交秘書部送檔案室歸檔。

3. 對所轄區(qū)域的物品、設(shè)備、空間做盤點(diǎn)，并區(qū)分其要和不要；分類如下：1） 設(shè)備：電腦、打印機(jī)、文具、書籍等；2） 空間：柜架、桌椅、儲物箱等。3） 物品：個(gè)人用品、裝飾品4. 依據(jù)《必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表》決定物品的要與不要 ；5. 不要物品經(jīng)各部門主管判定后，集中報(bào)廢或拍賣；

必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表常用程度 使用頻率 處理方法低 l 過去一年都沒有使用過的物品，而且不能再用 丟棄

中l(wèi) 在過去的6個(gè)月中只使用過一次的物品l 一個(gè)月使用一次的物品 集中存放（例如歸檔或存放在庫房中）

高 l 一周使用一次的物品l 每天都使用的物品l 每小時(shí)都要使用的物品 保存在辦公桌或隨身攜帶

第四條 整頓2 卡座區(qū)整頓：

1. 辦公桌：桌面除文件、電腦、口杯、電話、文具外，不允許放其他物品；文具必須豎放。辦公用品一般的常用品：筆、訂書機(jī)、涂改液、即時(shí)帖、便條紙、橡皮、計(jì)算器，可以集中放在辦公桌的一定區(qū)域內(nèi)，電腦線、網(wǎng)線、電話線有序放置；人離開半小時(shí)以上應(yīng)將桌面收拾干凈。

2. 抽屜：抽屜里盡量不放辦公用品。最下層抽屜可以放a4的文件、資料；把這個(gè)空間從充分利用起來，可以放下面這些東西：u 個(gè)人的東西u 個(gè)人的參考資料（文件夾、辭典、手冊、商品目錄等）

u 文件卷宗（各種信息、草擬的文件材料等）

u 空白稿紙、不常使用的文具等3. 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人離開時(shí)椅子調(diào)正，離開半個(gè)小時(shí)以上，椅子應(yīng)放回桌洞內(nèi)；4. 電腦：電腦置寫字臺左前角，豎式主機(jī)置桌面下；5. 卡座屏風(fēng)：內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼；6. 垃圾簍：罩塑料袋，置寫字臺下右前角；7. 桌洞下不得堆積雜物。

8. 外衣手袋：請置掛于衣帽間或抽屜內(nèi)，嚴(yán)禁隨意放在辦公桌椅上。

2 辦公室整頓：1. 辦公室：桌面除公司購置案頭用品、文件盒、筆筒、文件、電腦外無其他物品；2. 抽屜：同卡座區(qū)規(guī)范；3. 電腦：桌面呈45度角貼墻放置，豎式主機(jī)置桌面下；4. 垃圾簍：置于桌后；5. 飲水機(jī)：放指定地點(diǎn)，不得隨意移動；6. 報(bào)刊：必須上報(bào)架，或閱完后放入辦公桌內(nèi)；7. 外衣手袋：同卡座區(qū)規(guī)范2 文件、資料管理整頓：1. 檔案管理依據(jù)《集團(tuán)檔案管理制度》執(zhí)行2. 將文件按照待處理、處理中和已處理分類放置，此外還有機(jī)密類文件。根據(jù)應(yīng)用情況應(yīng)將分為每日必用、常用和常不用三種，常不用的文件要盡快處置；3. 硬盤里的電子文檔、資料分類必須條理清晰，電子文件需要永久、長期保存的，應(yīng)形成紙質(zhì)和辦公軟件等雙套介質(zhì)材料歸檔保存；4. 儲存公用信息的軟盤采取保護(hù)措施，使大家都自覺地小心使用。并且為了明確存儲在硬盤和軟盤里的信息聯(lián)系，建議在軟盤的標(biāo)簽上注明題目。還要把軟盤分類。修改以后，一定要注明標(biāo)題、日期。同時(shí)軟盤也應(yīng)該像保存文件一樣，保存在專用的夾子里。

2 信件、電子郵件（oa）整頓：1. 做一個(gè)臨時(shí)性的信夾，把不能立即處理的信件放在里面，必須保存的東西則放在信件保存冊里；2. 辦公自動化里面重要郵件應(yīng)該及時(shí)備份；電腦硬盤中應(yīng)專門建立一個(gè)文件夾，不能處理的郵件存放在里面；3. 為了減輕服務(wù)器負(fù)擔(dān)，提高響應(yīng)速度，辦公自動化中已看郵件不要超過一定數(shù)量，經(jīng)理、處長不得超過100封，部長不得超過50封，員工不得超過20封。系統(tǒng)管理員不定期抽查。

第五條 清掃公司新辦公樓有專門的保潔人員，公共區(qū)域（如通道、樓梯）不需清掃，清掃的對象主要是個(gè)人辦公區(qū)域：桌面，桌洞；辦公設(shè)備：電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等等清掃基準(zhǔn)對象 清掃標(biāo)準(zhǔn)要求 周期 清掃時(shí)間個(gè)人區(qū)域 桌面干凈整潔、桌洞內(nèi)無垃圾、無雜物遺落 每天5分鐘清掃 每天下班后5分鐘辦公設(shè)備 主機(jī)和重點(diǎn)部位的正面、背面、送風(fēng)口無污垢 每周一次 每周五下班前15分鐘

文檔 桌面、電腦中不能有失效文件，不可輕易看到機(jī)密文件超過保管年限的表單及時(shí)集中銷毀，保管年限內(nèi)的表單裝訂送秘書部歸檔無破舊的卡片、冊子、檔案、報(bào)刊等無無用的手稿與工作無關(guān)的文件

每月一次

月末

第六條 清潔2 落實(shí)整理、整頓、清掃工作。

1. 徹底落實(shí)前面的整理、整頓、清掃工作。

2. 利用文化宣傳活動，保持新鮮活躍的活動氣氛2 保持5S意識

第七條 素養(yǎng)2 遵守《集團(tuán)員工手冊》有關(guān)規(guī)定2 遵守《公司日常管理規(guī)定》2 素養(yǎng)巡查行政部每天兩次例行巡查（早晨、中午）

每月底5S推行委員會對整個(gè)公司的5S執(zhí)行情況進(jìn)行檢查5S推行委員會主任委員對公司不定期巡查

獎(jiǎng)懲條例采取記分制，每人每月基準(zhǔn)分100分，凡違反上述整理、整頓、清掃管理規(guī)范一次者扣5分，違反《公司日常管理規(guī)定》者扣10分。

行政部每天進(jìn)行檢查，對違規(guī)者在辦公自動化上予以公布。月末進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對被扣5分者給予警告處分，被扣10分者扣發(fā)當(dāng)月工資50元，15分者100元，以此類推。

每月各公司、處室的所有員工得分的平均分作為各公司、處室每月得分，對連續(xù)兩個(gè)月排名第一名的公司、處室的員工給予當(dāng)月平均獎(jiǎng)金10％的獎(jiǎng)勵(lì)；對連續(xù)兩個(gè)月排名最后的公司、處室的員工扣發(fā)當(dāng)月平均獎(jiǎng)金的10％.年終將每位員工每月得分相加，得分最高者評為5S先進(jìn)個(gè)人給予精神、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。

第一條 總則為了給員工創(chuàng)造一個(gè)干凈、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環(huán)境，使公司辦公管理及文化建設(shè)提升到一個(gè)新層次，特制定如下制度。

第二條 本制度適用于公司本部及各外埠公司全體員工。

第三條 整理

1. 每月對文件（包括電子文檔）作盤點(diǎn)，把文件分為必要（有效）和不要（過期無效）的，不要的全部銷毀。必要文件交秘書部送檔案室歸檔。

2. 每月對表單記錄（包括電子文檔）作盤點(diǎn)，盤點(diǎn)后的有效表單記錄統(tǒng)一交秘書部送檔案室歸檔。

3. 對所轄區(qū)域的物品、設(shè)備、空間做盤點(diǎn)，并區(qū)分其要和不要；分類如下：

1） 設(shè)備：電腦、打印機(jī)、文具、書籍等；

2） 空間：柜架、桌椅、儲物箱等。

3） 物品：個(gè)人用品、裝飾品4. 依據(jù)《必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表》決定物品的要與不要 ；5. 不要物品經(jīng)各部門主管判定后，集中報(bào)廢或拍賣；

必要品的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表常用程度 使用頻率 處理方法低 l 過去一年都沒有使用過的物品，而且不能再用 丟棄

中l(wèi) 在過去的6個(gè)月中只使用過一次的物品l 一個(gè)月使用一次的物品 集中存放（例如歸檔或存放在庫房中）

高 l 一周使用一次的物品l 每天都使用的物品l 每小時(shí)都要使用的物品 保存在辦公桌或隨身攜帶

第四條 整頓2 卡座區(qū)整頓：

1. 辦公桌：桌面除文件、電腦、口杯、電話、文具外，不允許放其他物品；文具必須豎放。辦公用品一般的常用品：筆、訂書機(jī)、涂改液、即時(shí)帖、便條紙、橡皮、計(jì)算器，可以集中放在辦公桌的一定區(qū)域內(nèi)，電腦線、網(wǎng)線、電話線有序放置；人離開半小時(shí)以上應(yīng)將桌面收拾干凈。

2. 抽屜：抽屜里盡量不放辦公用品。最下層抽屜可以放a4的文件、資料；把這個(gè)空間從充分利用起來，可以放下面這些東西：u 個(gè)人的東西u 個(gè)人的參考資料（文件夾、辭典、手冊、商品目錄等）

u 文件卷宗（各種信息、草擬的文件材料等）

u 空白稿紙、不常使用的文具等3. 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人離開時(shí)椅子調(diào)正，離開半個(gè)小時(shí)以上，椅子應(yīng)放回桌洞內(nèi)；4. 電腦：電腦置寫字臺左前角，豎式主機(jī)置桌面下；5. 卡座屏風(fēng)：內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼；6. 垃圾簍：罩塑料袋，置寫字臺下右前角；7. 桌洞下不得堆積雜物。

8. 外衣手袋：請置掛于衣帽間或抽屜內(nèi)，嚴(yán)禁隨意放在辦公桌椅上。

2 辦公室整頓：1. 辦公室：桌面除公司購置案頭用品、文件盒、筆筒、文件、電腦外無其他物品；2. 抽屜：同卡座區(qū)規(guī)范；3. 電腦：桌面呈45度角貼墻放置，豎式主機(jī)置桌面下；4. 垃圾簍：置于桌后；5. 飲水機(jī)：放指定地點(diǎn)，不得隨意移動；6. 報(bào)刊：必須上報(bào)架，或閱完后放入辦公桌內(nèi)；7. 外衣手袋：同卡座區(qū)規(guī)范2 文件、資料管理整頓：1. 檔案管理依據(jù)《集團(tuán)檔案管理制度》執(zhí)行2. 將文件按照待處理、處理中和已處理分類放置，此外還有機(jī)密類文件。根據(jù)應(yīng)用情況應(yīng)將分為每日必用、常用和常不用三種，常不用的文件要盡快處置；3. 硬盤里的電子文檔、資料分類必須條理清晰，電子文件需要永久、長期保存的，應(yīng)形成紙質(zhì)和辦公軟件等雙套介質(zhì)材料歸檔保存；4. 儲存公用信息的軟盤采取保護(hù)措施，使大家都自覺地小心使用。并且為了明確存儲在硬盤和軟盤里的信息聯(lián)系，建議在軟盤的標(biāo)簽上注明題目。還要把軟盤分類。修改以后，一定要注明標(biāo)題、日期。同時(shí)軟盤也應(yīng)該像保存文件一樣，保存在專用的夾子里。

2 信件、電子郵件（oa）整頓：1. 做一個(gè)臨時(shí)性的信夾，把不能立即處理的信件放在里面，必須保存的東西則放在信件保存冊里；2. 辦公自動化里面重要郵件應(yīng)該及時(shí)備份；電腦硬盤中應(yīng)專門建立一個(gè)文件夾，不能處理的郵件存放在里面；3. 為了減輕服務(wù)器負(fù)擔(dān)，提高響應(yīng)速度，辦公自動化中已看郵件不要超過一定數(shù)量，經(jīng)理、處長不得超過100封，部長不得超過50封，員工不得超過20封。系統(tǒng)管理員不定期抽查。

第五條 清掃公司新辦公樓有專門的保潔人員，公共區(qū)域（如通道、樓梯）不需清掃，清掃的對象主要是個(gè)人辦公區(qū)域：桌面，桌洞；辦公設(shè)備：電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等等清掃基準(zhǔn)對象 清掃標(biāo)準(zhǔn)要求 周期 清掃時(shí)間個(gè)人區(qū)域 桌面干凈整潔、桌洞內(nèi)無垃圾、無雜物遺落 每天5分鐘清掃 每天下班后5分鐘辦公設(shè)備 主機(jī)和重點(diǎn)部位的正面、背面、送風(fēng)口無污垢 每周一次 每周五下班前15分鐘

文檔 桌面、電腦中不能有失效文件，不可輕易看到機(jī)密文件超過保管年限的表單及時(shí)集中銷毀，保管年限內(nèi)的表單裝訂送秘書部歸檔無破舊的卡片、冊子、檔案、報(bào)刊等無無用的手稿與工作無關(guān)的文件

每月一次

月末

第六條 清潔2 落實(shí)整理、整頓、清掃工作。

1. 徹底落實(shí)前面的整理、整頓、清掃工作。

2. 利用文化宣傳活動，保持新鮮活躍的活動氣氛2 保持5S意識

第七條 素養(yǎng)2 遵守《集團(tuán)員工手冊》有關(guān)規(guī)定2 遵守《公司日常管理規(guī)定》2 素養(yǎng)巡查行政部每天兩次例行巡查（早晨、中午）

每月底5S推行委員會對整個(gè)公司的5S執(zhí)行情況進(jìn)行檢查5S推行委員會主任委員對公司不定期巡查

獎(jiǎng)懲條例采取記分制，每人每月基準(zhǔn)分100分，凡違反上述整理、整頓、清掃管理規(guī)范一次者扣5分，違反《公司日常管理規(guī)定》者扣10分。

行政部每天進(jìn)行檢查，對違規(guī)者在辦公自動化上予以公布。月末進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對被扣5分者給予警告處分，被扣10分者扣發(fā)當(dāng)月工資50元，15分者100元，以此類推。

每月各公司、處室的所有員工得分的平均分作為各公司、處室每月得分，對連續(xù)兩個(gè)月排名第一名的公司、處室的員工給予當(dāng)月平均獎(jiǎng)金10％的獎(jiǎng)勵(lì)；對連續(xù)兩個(gè)月排名最后的公司、處室的員工扣發(fā)當(dāng)月平均獎(jiǎng)金的10％.年終將每位員工每月得分相加，得分最高者評為5S先進(jìn)個(gè)人給予精神、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。