辦公室是企業(yè)生產(chǎn)工作的決策地，在企業(yè)中推行5S，總避免不了在辦公室中同樣推行5S。辦公室5S管理活動(dòng)中最重要的一項(xiàng)就是辦公室文件的處理。如何對(duì)辦公室文件進(jìn)行置放將是辦公室5S的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。下面5S咨詢公司就針對(duì)辦公室文件的處理方法，作如下梳理。

辦公室5S管理推行

首先、建立文件管理的流程。

（一）從前文件和單據(jù)由各個(gè)從業(yè)人員保管，沒(méi)有一定的保管基準(zhǔn)。因此，需先制定文件及單據(jù)管理流程是：保管→保存→廢棄。

（二）所謂的保管，就是將文件裝在文件夾裡，在工作職場(chǎng)的保管庫(kù)裡放置一定期間，超過(guò)一定期間后，就做廢棄物處置或移往其他倉(cāng)庫(kù)保存。

（三）所謂的保存，就是在倉(cāng)庫(kù)裡永久放置或放置一定期間，除永久保存的文件外，其餘文件經(jīng)過(guò)一定期間后，就當(dāng)做廢棄物處置。

其次、一個(gè)部門(mén)須制定一套文件管理規(guī)定。

各個(gè)從業(yè)員根據(jù)自己的需要進(jìn)行保管，出現(xiàn)同一部門(mén)的同一份文件和單據(jù)，在多個(gè)從業(yè)員處保管的現(xiàn)象發(fā)生，所以為了不增加不必要的文件，決定「一個(gè)部門(mén)一套文件」的制度，由從業(yè)人員個(gè)人保管的文件，全部集中到一個(gè)地方，可以做到「資訊共用化」。

三、拆掉辦公桌側(cè)面的抽屜。

（一）實(shí)施一個(gè)部門(mén)一套文件的制度以后，資訊變成共用化，文件已經(jīng)集中管理，因此不需要有太多的抽屜，且需經(jīng)常發(fā)現(xiàn)側(cè)面的抽屜放置得亂七八糟的東西，所以可以建議辦公桌側(cè)面的抽屜拆掉，但切記要拆掉側(cè)面抽屜時(shí)，要先告知從業(yè)人員拆掉的原因。

（二）拆掉辦公桌側(cè)面抽屜的目的。

? 拆掉辦公桌側(cè)面抽屜以后，可以有效的利用有限的空間。

? 拆掉辦公桌側(cè)面抽屜以后，真正實(shí)施文件共用化。

再次、改變文件的保管方式。

（一）從前文件都放在文件柜裡保管，經(jīng)過(guò)一段期間沒(méi)有整理處置，等到發(fā)現(xiàn)文件柜不夠用時(shí)，又再購(gòu)買(mǎi)文件柜的作法，一定要有所改變。

（二）文件的保管要採(cǎi)用以下兩種方式：

公開(kāi)文件管理體系：採(cǎi)用文件共用化，所以文件柜長(zhǎng)期呈現(xiàn)開(kāi)放式的狀態(tài)，什麼文件在什麼地方可以一目了然。

非公開(kāi)文件之體系：非公開(kāi)文件管理體系主要是針對(duì)會(huì)計(jì)、人事等機(jī)密性文件，置於不能隨便取閱的文件柜裡保管。

最后、文件夾的整理方法。

（一）對(duì)於文件夾的5S管理方法，可以規(guī)定基準(zhǔn)來(lái)分類管理。建議採(cǎi)行的分類方式：

? 按客戶分類。

? 按形式分類。

? 按一般文件分類。

? 按主題分類。

? 按標(biāo)題分類。

（二）文件夾之5S管理應(yīng)該以顏色來(lái)分類管理。建議採(cǎi)行的分類方式：

? 藍(lán)色：管理類。

? 綠色：製造、其他類。

? 黃色：藍(lán)圖類。

? 紅色：標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格類。